Quando un assistente AI legge il gestionale, vede soltanto i dati che il connettore gli restituisce in risposta a ciascuna domanda, ma quei dati vengono elaborati da un soggetto diverso dal gestionale: il fornitore dell’assistente. Dal punto di vista del GDPR è questo secondo passaggio a richiedere attenzione. Questo articolo è un’introduzione operativa e non è una consulenza legale: per il vostro caso rivolgetevi al responsabile della protezione dei dati o a un legale.
Che cosa vede l’assistente, in concreto
Con un connettore MCP l’assistente non ha accesso libero al database. Il gestionale pubblica un elenco di operazioni (cercare un cliente, leggere lo scadenziario, calcolare un margine) e l’assistente le richiama quando una domanda lo richiede. Per ogni operazione il gestionale decide quali campi restituire.
Se chiedete «quali clienti sono in ritardo di più», nella conversazione entrano ragioni sociali, importi e scadenze. Se chiedete la storia di un cliente, entrano anche fatture e ticket. Se non chiedete nulla su un fornitore, i suoi dati non entrano nella conversazione. I dati trasmessi dipendono quindi dalle domande, ed è già meno di quanto porta in chat il copia-e-incolla di un’esportazione intera.
Ciò che il connettore restituisce, però, entra nella conversazione, e la conversazione è elaborata e conservata dal fornitore di AI secondo le sue condizioni.
Titolare, responsabile e fornitore di AI: i ruoli nel GDPR
Nel linguaggio del GDPR (Regolamento UE 2016/679, testo su EUR-Lex) i ruoli si distinguono così.
- Titolare del trattamento è l’azienda cliente: decide perché e come si trattano i dati di clienti, fornitori, dipendenti.
- Responsabile del trattamento è il soggetto che tratta dati per conto del titolare. Il fornitore del gestionale, per i dati archiviati nella piattaforma, è tipicamente in questa posizione, e il rapporto si regola con un contratto ai sensi dell’art. 28.
- Il fornitore di AI è un soggetto separato. Se la vostra azienda lo usa con un piano aziendale e un accordo sul trattamento dei dati, di norma agisce come responsabile. Con un piano personale, o senza accordo, la situazione cambia e bisogna leggere le condizioni.
È il punto che sfugge più spesso. Il contratto con il fornitore del gestionale non copre ciò che accade dentro l’assistente, perché l’assistente lo avete scelto voi. Serve un secondo rapporto, documentato, con il fornitore di AI.
Minimizzazione: far uscire meno dati
L’art. 5 del GDPR chiede che i dati siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per la finalità. Applicato a un assistente collegato al gestionale, il principio si traduce in alcune scelte pratiche.
Lettura prima di scrittura. Un assistente in sola lettura non modifica gli archivi.
Pochi utenti, nominati. Meno persone, meno domande ampie.
Campi esposti per scopo. Un connettore ben progettato restituisce per ogni operazione i campi che servono, non l’intera scheda. Chiedete al fornitore se è così e se i dati personali si possono mascherare.
Domande mirate. Chiedere «esposizione del cliente X» è diverso da chiedere «elenco di tutte le anagrafiche». Spiegate la differenza agli utenti, con due esempi presi dai vostri dati.
Dati particolari fuori dal perimetro. Se nel gestionale ci sono categorie che richiedono cautela (ad esempio dati sanitari o sindacali dei dipendenti), valutate se l’assistente debba poterle raggiungere.
Tracce e verifiche
L’art. 32 chiede misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, e la capacità di ricostruire gli eventi è una di queste. Un connettore ben progettato registra ogni richiesta: l’utente, l’operazione, i parametri. In Eleven ogni richiesta MCP viene registrata, e le attività degli utenti compaiono nel registro delle attività della piattaforma. Il registro serve per rispondere a un interessato, per indagare su un’anomalia e per verificare che l’uso reale corrisponda a quello previsto.
Per la verifica periodica può bastare un controllo a campione, per esempio ogni trimestre.
Dove sono conservati i dati
I dati e i documenti di Eleven sono ospitati nell’Unione Europea, su infrastruttura AWS. Non sono in Italia, e per il GDPR non è necessario: conta l’Unione Europea più del singolo Stato.
Resta il passaggio verso l’assistente. Il testo di una risposta viene elaborato dal fornitore di AI che avete scelto, in una sede e con garanzie che dipendono dal suo contratto. Se quel fornitore tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, servono le garanzie previste dal capo V del Regolamento. La verifica riguarda il fornitore di AI, non il gestionale.
Checklist pratica
- Elencate le categorie di dati personali raggiungibili dal connettore.
- Scegliete un piano del fornitore di AI che preveda un accordo sul trattamento dei dati, e conservatelo.
- Leggete le condizioni sulla conservazione delle conversazioni e sull’uso dei contenuti per addestrare i modelli.
- Verificate sede del trattamento e garanzie per i trasferimenti extra UE.
- Partite in sola lettura e abilitate la scrittura solo per azioni motivate.
- Assegnate un utente per persona e aggiornate l’elenco degli autorizzati.
- Attivate il registro delle richieste e rileggetelo periodicamente.
- Aggiornate il registro dei trattamenti e, se serve, l’informativa.
- Valutate con il vostro consulente se occorra una valutazione d’impatto (art. 35).
- Formate gli utenti: quali dati non inserire in chat e come verificare le risposte.
Una nota sull’AI Act
L’art. 4 del Regolamento UE 2024/1689 sull’intelligenza artificiale (testo su EUR-Lex) chiede a chi usa sistemi di AI di adottare misure per garantire, per quanto possibile, un livello adeguato di alfabetizzazione del personale coinvolto. Si applica dal 2 febbraio 2025. Per un’azienda che introduce un assistente collegato al gestionale, in pratica significa formare le persone che lo usano: che cosa può fare, dove sbaglia, quali dati non vanno inseriti. Il punto 10 della checklist va in questa direzione.
Le misure tecniche del connettore (accesso con secondo fattore, scrittura opzionale, registro delle richieste) sono descritte nelle pagine sicurezza e AI. Per il quadro legale della vostra azienda, il riferimento resta il vostro consulente.