È la durata media dei nostri avvii: quattro fasi, ognuna chiusa da un risultato che verificate con noi. Dall’analisi all’assistenza avete un unico referente, che conosce la vostra azienda dal primo incontro.
Analisi e configurazione sono affidate allo stesso team di MDS Net, e le esigenze che richiedono una modifica arrivano direttamente agli sviluppatori di Eleven, nella stessa azienda. Non ci sono documenti da trasferire a un partner né tempi di un’altra azienda da attendere.
Le aree standard e gli adempimenti fiscali italiani sono già nel prodotto, quindi il tempo del progetto si concentra sull’adattamento di Eleven alla vostra organizzazione. Piano dei conti e causali, listini, approvazione dei pagamenti, ruoli e permessi, cruscotti della direzione si definiscono con voi. Gli sviluppi su misura di Eleven Enterprise entrano nel piano di avvio, con tempi e costi noti prima di partire.
Per anagrafiche, listini, offerte, ordini, DDT, inventari e saldi di bilancio MDS Net usa flussi di importazione consolidati in anni di progetti, con i controlli già previsti. Si adattano ai formati del vostro gestionale attuale invece di essere costruiti da zero, e i dati passano in Eleven solo dopo la quadratura dei saldi.
Il team di MDS Net lavora su più aree contemporaneamente: mentre si configura la contabilità, altri consulenti preparano vendite, magazzino o produzione. Per voi l’interlocutore resta uno, il referente del progetto: coordina il team e fa entrare in funzione ogni area nell’ordine fissato dal piano di avvio, dopo la verifica con i referenti del reparto.
Piano di avvio · esempio in otto settimane
Fase Area configurata In uso
Esempio indicativo: la durata e l’ordine delle aree si fissano nel piano di avvio.
01
Partiamo dagli obiettivi della direzione, poi ricostruiamo come circolano ordini, documenti e decisioni, quali fogli Excel integrano oggi il gestionale e quali attività dipendono da una sola persona.
Da parte vostra
La direzione e un referente per ogni reparto coinvolto. A ciascuno chiediamo alcune ore, concordate in anticipo.
Risultato
La mappa dei processi attuali, con i punti critici e le priorità: le aree da cui conviene cominciare.
02
Sulla base della mappa scegliamo con voi le aree da attivare e l’ordine di avvio, i dati da migrare dal sistema attuale e gli adattamenti necessari, compresi gli eventuali sviluppi dell’edizione Enterprise. Qui si decide anche quali sistemi collegare: banche, e-commerce, software di reparto.
Da parte vostra
Chi ha la responsabilità di spesa e di organizzazione, e il responsabile IT se l’azienda ne ha uno. In questa fase servono decisioni più che ore di lavoro.
Risultato
Il piano di avvio con aree, sequenza, dati da migrare, adattamenti, tempi e costi, da approvare prima che inizi la configurazione.
03
Configuriamo Eleven, importiamo anagrafiche e saldi e li verifichiamo con l’amministrazione. Formiamo gli utenti per ruolo, sui dati dell’azienda. Le aree entrano in funzione in sequenza, nell’ordine fissato dal piano.
Da parte vostra
Gli utenti di ogni area, che provano il gestionale sui casi reali, e l’amministrazione, che verifica i saldi importati.
Risultato
Il gestionale in uso, con i dati verificati e gli utenti formati.
04
Domande sull’uso, nuove esigenze e adempimenti che cambiano arrivano al referente che vi ha seguito fin dall’analisi e conosce la vostra configurazione. Se serve una modifica al software, la analizza con il team che sviluppa Eleven, nella stessa azienda.
Da parte vostra
Gli utenti che lavorano con Eleven ogni giorno, che segnalano ciò che manca o non corrisponde ai processi.
Risultato
Un referente stabile, che segue anche l’attivazione di nuove aree e, con Eleven Enterprise, gli sviluppi su misura.
La durata dell’avvio, dall’analisi al gestionale in uso, dipende da tre variabili: il numero di aree da attivare, la quantità di dati da migrare dal sistema precedente e gli adattamenti richiesti dai vostri processi. La stima per la vostra azienda è nel piano di avvio, quando le tre variabili sono note.
mesi, dall’analisi al gestionale in uso
In progettazione stabiliamo che cosa migrare: anagrafiche di clienti e fornitori, piano dei conti, saldi di apertura, scadenze aperte, articoli e giacenze, e quando servono anche offerte, ordini e DDT. La profondità dello storico si decide caso per caso.
I dati estratti dal sistema precedente vengono ripuliti da doppioni e incongruenze, caricati in un ambiente di prova e verificati dai referenti dei reparti. Il caricamento definitivo segue la quadratura dei saldi.
La formazione è organizzata per ruolo e si svolge sui dati dell’azienda: l’amministrazione lavora sulle proprie fatture, il magazzino sui propri articoli e movimenti. Avviene durante l’avvio, area per area, e si ripete quando entrano nuove persone o si attiva un’altra area.
Che cosa deve cambiare con il nuovo gestionale, condiviso all’inizio dell’analisi. Dagli obiettivi dipendono le priorità, le aree da attivare per prime e il piano di avvio.
Una persona con il tempo e l’autorità per decidere, che sia il nostro interlocutore per tutta la durata del progetto.
Un’esportazione del gestionale in uso, o l’accesso per estrarla, e i fogli Excel che oggi lo integrano.
Anche le prassi non scritte e i casi particolari. Ciò che non emerge in analisi si ripresenta dopo l’avvio.
Ogni scelta rimandata sposta la data di avvio. In progettazione indichiamo quali decisioni condizionano le altre.
Le persone che useranno Eleven partecipano alla formazione per il tempo previsto, senza essere richiamate al lavoro corrente.
No. Ogni area entra in funzione nella data fissata dal piano di avvio, e fino a quel giorno il reparto lavora con gli strumenti attuali. Le date si scelgono in progettazione insieme a voi, lontano dalle scadenze più delicate: la contabilità, per esempio, parte dopo una chiusura mensile e non a ridosso di una liquidazione IVA.
Tutto ciò che serve e che il sistema attuale permette di esportare. Oltre ad anagrafiche, piano dei conti, saldi, scadenze aperte, articoli e giacenze, migriamo spesso anche offerte, ordini e DDT. Quanto storico portare si decide in progettazione, in base agli obiettivi e al formato in cui il gestionale attuale esporta i dati.
No, le quattro fasi sono le stesse. Con Eleven Enterprise la progettazione definisce anche gli sviluppi su misura e le integrazioni con altri sistemi, che entrano nel piano di avvio con i loro tempi e costi.
In trenta minuti un consulente di MDS Net esamina con voi l’organizzazione dell’azienda e indica da quali aree partirebbe l’analisi.
