Per collegare il gestionale a ChatGPT o a Claude servono quattro cose: un server MCP esposto dal gestionale, un utente autorizzato a usarlo, un piano dell’assistente che accetti connettori personalizzati e una decisione scritta su che cosa l’assistente può leggere e modificare. Il collegamento tecnico è rapido. Richiedono più attenzione le decisioni che lo precedono.
Questa guida è pensata per chi in azienda deve approvare il collegamento: il responsabile IT, il direttore amministrativo, a volte il titolare. Usiamo Eleven come esempio, ma l’elenco vale per qualunque gestionale con un server MCP.
Prima di cominciare: che cosa serve
Un server MCP remoto. Claude e ChatGPT si collegano a un indirizzo web, quindi il gestionale deve esporlo su HTTPS. Un gestionale installato in sede, senza accesso dall’esterno, richiede un passaggio in più oppure non si collega affatto; uno in cloud è già raggiungibile.
Un accesso con OAuth. Lo standard prevede OAuth: l’utente accede con le proprie credenziali sul gestionale e l’assistente riceve un’autorizzazione a tempo, mai la password. Il gestionale dovrebbe anche permettere di revocarla. In Eleven l’accesso usa OAuth 2.1 con PKCE.
Un utente con i permessi adeguati. In Eleven l’accesso al connettore richiede un utente con livello di amministratore e autenticazione a due fattori attiva. Il connettore è quindi riservato a utenti con diritti ampi, ed è una ragione in più per assegnarlo a poche persone.
Un piano adatto sul lato assistente. I connettori personalizzati, quelli che puntano a un indirizzo scelto da voi, sono di norma disponibili solo su alcuni piani a pagamento, e spesso un amministratore dell’organizzazione deve consentirli. Le condizioni cambiano spesso: controllate le pagine di aiuto di Claude e di ChatGPT il giorno in cui decidete.
Le decisioni da prendere prima del collegamento
Lettura o anche scrittura
È la decisione principale. In sola lettura l’assistente consulta e calcola: il rischio massimo è una risposta sbagliata. Con la scrittura può aprire ticket, registrare incassi, creare offerte.
In Eleven la scrittura esiste ed è opzionale: va abilitata esplicitamente, per la singola connessione. Consigliamo di partire dalla lettura. Quando si passa alla scrittura, conviene abilitarla per azioni e non in blocco: rispondere a un ticket non ha lo stesso peso di registrare un pagamento, e l’invio di una fattura allo SDI, che è irreversibile, va gestito a parte, con la conferma di una persona ogni volta.
Quali utenti accedono al connettore
Un utente per persona, mai un account condiviso. Il registro delle richieste serve solo se riporta il nome di chi ha posto la domanda. Se il connettore è aperto a dieci persone, conviene stabilire quali di loro hanno bisogno della scrittura.
Quali dati sono in gioco
Dovete sapere quali categorie di dati l’assistente può raggiungere: anagrafiche con dati personali di clienti e fornitori, condizioni commerciali, margini, dati del personale. Alcuni gestionali permettono di mascherare i dati personali nelle risposte. È una domanda da porre al fornitore, e la risposta va confrontata con le condizioni dell’assistente. Gli aspetti GDPR sono trattati a parte in AI e dati aziendali.
Istruzioni per ruolo
Un assistente collegato a decine di strumenti sceglie meglio se conosce il ruolo di chi chiede. La direzione che chiede i margini e la tesoreria che chiede le scadenze usano strumenti diversi. Eleven mette a disposizione guide per ruolo (direzione, fiscale, tesoreria, acquisti, commerciale, magazzino, assistenza) da inserire nelle istruzioni di un progetto di Claude o ChatGPT, così le risposte diventano più precise.
Il collegamento, in sintesi
I passaggi cambiano nome tra un assistente e l’altro, ma la sequenza è sempre questa.
- Nelle impostazioni dell’assistente si aggiunge un connettore personalizzato, indicando l’indirizzo del server MCP fornito dal gestionale.
- L’assistente apre la pagina di accesso del gestionale. L’utente inserisce credenziali e codice del secondo fattore, e sceglie l’azienda se ne gestisce più di una.
- Se previsto, l’utente decide se concedere anche la scrittura.
- Tornati in chat, si pone una prima domanda di prova su un dato già noto, per confrontare la risposta.
In Eleven l’indirizzo del connettore non è pubblicato: lo comunichiamo ai clienti all’attivazione del modulo.
Checklist per il responsabile IT
- Il server è raggiungibile solo via HTTPS e l’accesso usa OAuth, non chiavi condivise.
- Sono previsti un secondo fattore e la revoca delle sessioni.
- La scrittura è disattivata di default e si attiva per scelta esplicita.
- Ogni richiesta lascia una traccia consultabile, con utente, operazione e parametri.
- È chiaro quali campi vengono esposti e se i dati personali si possono mascherare.
- Avete letto le condizioni del fornitore di AI sul trattamento dei contenuti scambiati in chat: conservazione, uso per l’addestramento, sede del trattamento.
- Esiste un elenco delle persone autorizzate, aggiornato quando qualcuno cambia ruolo o lascia l’azienda.
- Gli utenti sanno che i numeri importanti vanno verificati prima di usarli in una decisione o in un documento.
Che cosa aspettarsi nelle prime settimane
Le prime domande saranno semplici (scaduto, fatturato, giacenze) e serviranno a prendere confidenza con lo strumento. Poi arriveranno richieste più ampie, e gli utenti vedranno che l’assistente incrocia aree diverse: scadenziario e ticket, margine di commessa e costi dei fornitori. Con più agenti AI si possono affidare anche analisi articolate, come quelle che si chiederebbero a una società di consulenza. A quel punto rileggete il registro delle richieste: mostra quali dati interessano agli utenti e se la scrittura è diventata un’esigenza concreta.
La pagina MCP descrive strumenti, accesso e limiti del connettore Eleven.