Con la registrazione automatica, Eleven importa le fatture passive ricevute dallo SDI e per ogni riga propone conto, centro di costo e commessa, con il grado di confidenza e la fonte della proposta. Registra in automatico solo le proposte sopra la soglia decisa dall’azienda; le altre attendono la conferma di una persona. IVA, date e importi si leggono sempre dall’XML e il protocollo lo assegna il gestionale, con regole fisse; ogni registrazione automatica resta tracciata.
La fattura elettronica è strutturata, la classificazione no
Una fattura elettronica contiene tutto ciò che serve ai fini fiscali: fornitore, partita IVA, aliquote, imponibili, scadenze. Non contiene, però, il criterio con cui la vostra azienda classifica quella spesa. Una riga di «assistenza tecnica» può essere un costo di struttura, un costo di commessa o un servizio da riaddebitare a un cliente. Lo decide l’azienda, e finora lo decideva chi registrava la fattura.
A fine mese, in molte amministrazioni, decine di fatture restano in attesa di registrazione, perché scegliere conto, centro e commessa per ciascuna richiede tempo. Il lavoro è ripetitivo, eppure esige memoria: i criteri devono essere quelli applicati alle fatture precedenti dello stesso fornitore.
Il flusso, passo per passo
1. Importazione da SDI. Le fatture arrivano dal canale SDI accreditato di Eleven (SDICoop diretto). Il gestionale le importa, mostra un’anteprima leggibile, segnala i duplicati e crea il fornitore dai dati anagrafici contenuti nel file.
2. Proposta di classificazione. Per ogni riga l’AI propone conto, centro di costo e commessa. Ogni proposta riporta il grado di confidenza e la fonte da cui deriva: lo storico di quel fornitore, un modello di registrazione, un valore predefinito oppure, quando le prime fonti non bastano, un modello linguistico.
3. Registrazione automatica sopra soglia. Se la confidenza supera la soglia impostata, Eleven registra la fattura senza intervento manuale. Le registrazioni automatiche sono riconoscibili, e un report riepiloga che cosa è stato registrato e con quale confidenza: il controllo si fa a posteriori, su tutte insieme.
4. Conferma per le altre. Le proposte sotto soglia restano in coda. La persona che segue la contabilità vede proposta, fonte e confidenza, poi accetta, corregge o scarta. Lo storico del fornitore è una delle fonti della proposta, quindi le scelte confermate servono alle fatture successive.
Prendete un fornitore di materiale elettrico che fattura ogni mese. Alla prima fattura la proposta può arrivare da un modello di registrazione o dal modello linguistico, con confidenza bassa, e la conferma l’amministrazione. Con le fatture successive la proposta può nascere dallo storico e, se i criteri restano costanti, superare la soglia. Le righe nuove o insolite tornano in coda.
La parte fiscale non passa dall’AI
È la scelta di progetto che conta di più. IVA, aliquote, natura e data del documento provengono dall’XML; data di registrazione e protocollo li assegna il gestionale. Tutto segue regole deterministiche. Il modello linguistico non scrive e non corregge alcun dato fiscale. Interviene solo sulla classificazione, cioè su una decisione che comunque spetta all’azienda e che, se sbagliata, si corregge con una riclassificazione.
Un errore di classificazione falsa un report di controllo di gestione. Un errore sull’aliquota ha conseguenze fiscali. Separando i due piani, l’AI interviene solo dove un errore costa poco.
Perché è più sicuro di un OCR generico
Un OCR legge un PDF, deve indovinare quali numeri siano l’imponibile e l’IVA, e propone una registrazione. Ogni passaggio può introdurre un errore, anche sulla parte fiscale, e nessuno se ne accorge finché qualcuno non ricontrolla il documento.
Qui si parte da un file strutturato: l’imponibile è nel campo dell’imponibile. Non c’è nulla da indovinare, quindi l’AI lavora solo dove esiste un margine di scelta. Ogni proposta, poi, dichiara la propria origine. «Lo storico di questo fornitore» si giudica a colpo d’occhio; un numero estratto da una scansione, no.
Non pubblichiamo percentuali di accuratezza, perché dipendono dall’azienda, dai fornitori e dalla qualità dello storico. Si possono verificare invece la soglia di registrazione e il report delle registrazioni automatiche.
Come scegliere la soglia di registrazione automatica
La soglia bilancia tempo risparmiato e controllo. Se è alta, più fatture finiscono in coda e il lavoro manuale cresce. Se è bassa, Eleven ne registra di più in automatico e il controllo si sposta a posteriori. Conviene partire da una soglia alta, leggere il report delle registrazioni automatiche per alcune chiusure mensili e abbassarla solo se le correzioni sono rare. Per le categorie sensibili, ad esempio i beni ammortizzabili, può convenire mantenere comunque la conferma di una persona.
Il collegamento con l’assistente AI
Con il connettore MCP per Claude e ChatGPT si può anche chiedere in chat quali fatture passive attendono la registrazione e quale proposta ha preparato Eleven per ciascuna. Vale lo stesso principio del connettore: sola lettura come impostazione predefinita, scrittura solo se abilitata esplicitamente. Per i dettagli sul modulo, vedete le pagine fatturazione elettronica e contabilità e bilancio; per l’impostazione generale dell’AI, la pagina dedicata e la sezione sicurezza.
Un limite: Eleven non ha un servizio proprio di conservazione sostitutiva, quindi la conservazione a norma delle fatture va affidata a un servizio separato.